В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. Хоча паперові трудові книжки залишаються дійсними, основним інструментом обліку тепер є Державний реєстр застрахованих осіб. Про це в ефірі програми “Актуальна розмова” розповіла Людмила Карпець, начальниця управління інформаційних систем та електронних реєстрів ГУ Пенсійного фонду України в Черкаській області.
Що таке електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог звичної паперової книжки, який зберігається в базі ПФУ. За словами фахівчині, перехід на електронний формат дозволяє уникнути ризиків втрати або пошкодження документа та значно спрощує процес призначення пенсії в майбутньому.
«Електронна трудова книжка міститься в реєстрі застрахованих осіб державного реєстру, який веде Пенсійний фонд України. Це дозволяє в майбутньому громадянину звернутися онлайн або навіть автоматично призначити пенсію», — зазначає Людмила Карпець.
Покрокова інструкція: як оцифрувати документ онлайн
Оцифрувати стаж можна самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua). Для цього необхідно:
- Мати КЕП: Авторизація на порталі та завірення копій документів можливі лише за наявності кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в банках (наприклад, ПриватБанк, ПУМБ) або акредитованих центрах.
- Підготувати скан-копії: Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки обов’язково у хронологічному порядку.
- Завантажити дані: У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати пункт «Відомості про трудові відносини» та прикріпити підготовлені файли.
Не лише трудова книжка: що ще потрібно додати?
Людмила Карпець наголошує, що для повного відображення стажу (особливо набутого до 2004 року) однієї трудової книжки може бути недостатньо.
«Прикріпляти можна не лише трудову книжку, а й інші документи, відповідно до яких буде зарахований стаж. Наприклад, для навчання — це диплом із додатком, для підтвердження періоду догляду за дитиною — свідоцтво про народження, а для військової служби — військовий квиток», — пояснює гостя студії.
Це критично важливо, оскільки в реєстрі автоматично міститься інформація про страховий стаж лише з 2004 року.
Чому важливо перевіряти статус оцифрування?
Подання документів — це лише перший крок. Людмила Карпець радить обов’язково заходити в особистий кабінет і перевіряти статус звернення.
- «В роботі» — документ оцифровується фахівцями.
- «Відцифрована» — процес завершено, дані внесені в систему.
Окрему увагу слід приділяти коментарям фахівців. Стаж можуть не зарахувати через неякісні копії (якщо літери чи цифри нерозбірливі) або відсутність підтверджувальних документів, як-от диплома.
Строки та винятки
П’ятирічний перехідний період для оцифрування книжок завершується у червні цього року. Проте експертка заспокоює: якщо ви не встигнете до цього терміну, паперова книжка залишається офіційним документом, а стаж нікуди не зникне.
Окремо пані Людмила згадала про жінок у декретній відпустці: оскільки за цей період немає нарахувань зарплати, роботодавець не може подати їхні дані, тому жінкам потрібно зробити це самостійно через кабінет застрахованої особи.
Ознайомитися з уже оцифрованими даними можна на порталі ПФУ у вкладці «Електронна трудова книжка»